هر سازمانی ممکن است چندین پروژه را همزمان با هم بر عهده بگیرد. اما بررسی و ردیابی میزان پیشرفت هر پروژه با روش‌های سنتی کار دشواری است. امروزه بهترین روش‌ برای بررسی وضعیت پیشرفت هر پروژه استفاده از نرم‌‎ افزار مدیریت پروژه است که سبب سهولت و افزایش سرعت این کار می‌شود. در فضای کنونی، شرکت‌های زیادی در سراسر جهان برای طراحی چنین نرم افزارهایی اقدام کرده‌اند. اما واقعیت امر این است که همه این نرم‌ افزارها نمی‌توانند گزینه مناسبی باشند. ما در ادامه این مقاله قصد داریم به معرفی 3 نرم افزار کاربردی مدیریت پروژه بپردازیم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار کنترل پروژه نرم افزاری است که می‌توان به کمک آن به تخصیص منابع، برنامه ریزی اصولی، بهینه‌سازی پروژه‌ها و پایش تحقق اهداف پرداخت. این گونه نرم افزارها، به تمام اعضای یک تیم کمک می‌کنند تا برای پیشرفت بهتر هر پروژه، به شکل موثرتری وظایف و تعهدهای خود را انجام دهند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه به هر سازمان برای دستیابی به نتیجه دلخواه کمک می‌کند. این گونه نرم افزارها، بودجه، محدودیت زمانی و نیاز مشتری را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. با این کار، سازمان می‌تواند گام موثرتری برای جلب رضایت مشتریان خود بردارد. سازمان‌های زیادی امروزه از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کند که این امر باعث شده‌است نسبت به سایر سازمان‌ها از موفقیت بیشتری بهره‌مند شوند.

مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه چیست؟

از آن‌جا که مدیریت پروژه نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد، نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند این کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. علاوه بر این استفاده از این نرم افزارها مزایای زیادی به همراه دارد. در ادامه ما مزایای مدیریت پروژه با استفاده از این نرم افزارها را بیان کرده‌ایم:

• با مدیریت هر پروژه با نرم افزارهای کنترل پروژه، می‌توان از فرسودگی و خستگی اعضای تیم به مرور زمان جلوگیری کرد؛
• نرم افزارهای کنترل پروژه، امکان ایجاد ارتباط بهتر و کار تیمی موثرتر را فراهم کرده‌اند؛
• با استفاده از نرم افزارهای کنترل پروژه درک موثرتری از چشم‌انداز هر شرکت به دست می‌آید؛
• امکان اولویت بندی بهتر برای انجام هر پروژه در یک سازمان با نرم افزارهای کنترل پروژه وجود دارد؛
• امکان ارزیابی و مدیریت پیشرفت هر پروژه توسط مدیران هر شرکت با این نرم‌افزارها وجود دارد؛
• مدیریت بهتر بودجه و هزینه مورد نیاز برای هر پروژه با این نرم‌افزارها سریع‌تر و آسان‌تر است؛
• نرم افزارهای کنترل پروژه برای همکاری از راه دور برای تیم‌های مختلف امکاناتی تخصیص می‌دهند.

انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت پروژه در انواع مختلفی طراحی می‌شوند. هر کدام از این نرم افزارها بسته به نوعی که دارند، ممکن است امکانات مختلفی در اختیار کاربر قرار دهند. در ادامه به معرفی انواع نرم افزار مدیریت پروژه پرداخته‌ایم تا بهتر با نحوه عملکرد هر یک آشنا شوید:

نرم افزارهای بر پایه فضای ابری(Cloud-based)

همانطور که از نام این گونه نرم افزارها مشخص است این نرم‌‌افزارها مدیریت پروژه‌ای مبتنی بر فضای ابری فراهم می‌کنند. به گونه‌ای که اعضای تیم در هر کجای دنیا بتوانند با استفاده از یک مروگر وب، به وظایف و امکانات آن دسترسی داشته‌باشند. مدیران نیز می‌توانند بدون نیاز به ملاقات با اعضای تیم، با چند کلیک ساده ارزیابی بهتری از وضعیت پیشرفت هر پروژه داشته‌باشند. رایک (Wrike) و ماندِی دات کام (monday.com) از جمله نرم افزارهای بر پایه فضای ابری هستند.

نرم افزارهای فردی (Individual)

نرم افزارهای کنترل پروژه فردی نسبت به سایر نرم افزارها از امکانات کمتری برخوردارند. با این حال، تمام افرادی که نیاز دارند پروژه مدنظر خود را به خوبی مدیریت کنند، می‌توانند از این ابزارهای کم حجم بهره‌مند شوند. نرم افزارهای مدیریت پروژه فردی، امکان مدیریت بهتر زمان را هم به فرد می‌دهند. ترلو (Trello) یکی از مشهورترین ابزارهایی است که در این دسته قرار می‌گیرد.

نرم افزارهای داخلی (On-Premise)

این گونه ابزارها روی سرورهای داخلی هر سازمان نصب می‌شوند. این یعنی همه افراد نمی‌توانند به امکانات آن‌ها دسترسی داشته‌باشند. صرفا افرادی که از سیستم‌های خود سازمان استفاده می‌کنند، می‌توانند به این نرم افزارها دسترسی داشته‌باشند. مایکروسافت پراجکت  (Microsoft Project) و جیرا (JIRA) از جمله نرم افزارهای داخلی محسوب می‌شوند.

نرم افزارهای اِی‌پی‌آی باز و عمومی (Open API)

نرم افزارهای این گروه این امکان را برای کاربران فراهم می‌کنند که بتوانند با توجه به سلیقه و نیاز خود، امکاناتی به نرم افزار اضافه کنند. این گونه نرم افزارها جزو بهترین گزینه‌های پیشنهادی ما هستند؛ چرا که شما می‌توانید هر نرم افزار را براساس نوع پروژه خود سفارشی سازی کنید. ترلو (Trello) و کلاریزن (Clarizen) از جمله نرم افزارهایی‌ هستند که در دسته Open API قرا می‌گیرند.

معرفی 3 نرم افزار کاربردی مدیریت پروژه

در این قسمت از مقاله قصد داریم 3 مورد از بهترین نرم افزارهایی که می‌توانید به کمک آن‌ها مدیریت و نظارت بهتری روی پروژه خود داشته‌باشید را معرفی کنیم:

نرم افزار مدیریت پروژه سمین

سمین یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است که می‌تواند برای سازمان‌ها و شرکت‌های داخل کشور گزینه بسیار مناسبی باشد. این نرم افزار می‌تواند امکانات زیادی برای مدیریت پروژه به روش‌های سنتی و نوین برای هر شرکت فراهم کند. یکی از ویژگی‌های نرم افزار سمین، امکان یکپارچه سازی با سایر ابزارها‌ و نرم افزارهای سازمانی است. از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به مدیریت مالی، مدیریت گردش کار، ارتباط با مشتری و مدیریت آن و همچنین مدیریت منابع اشاره کرد. از جمله بهترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

• نرم افزار سمین امکان پشتیبانی سریع را برای کاربران در نظر گرفته‌است. با این ویژگی، می‌توان در صورت بروز هر گونه مشکل، آن را با تیم پشتیبانی در میان گذاشت. این ویژگی در خیلی از نرم افزارهای خارجی برای کاربران ایران فراهم نیست.
• با توجه به رابط کاربرپسندی که این نرم افزار دارد، کاربران می‌توانند راحت و بدون دردسر به مدیریت پروژه خود بپردازند.
• این نرم افزار این امکان را برای کاربران فراهم کرده است تا بتوانند به صورت همزمان، چندین پروژه را ایجاد و مدیریت نمایند.

نرم افزار مدیریت پروژه کسپیو (Caspio)

اگر به دنبال مدیریت پروژه‌های تجاری هستید، کسپیو می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد. این نرم افزار امکان گزارش‌گیری سریع و همچنین ایجاد فرم‌های سفارشی را به کاربران خود می‌دهد. این نرم افزار یک پایگاه داده آنلاین در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید از طریق آن، با تمام اعضای تیم خود در سراسر کشور در ارتباط باشید.

نرم افزار MS Project

شرکت مایکروسافت با طراحی نرم افزار MS Project، به خیلی از شرکت‎‌ها برای مدیریت پروژه‌هایشان، امکانات فوق‌العاده‌ای ارائه کرد. این نرم افزار تمام امکاناتی که برای مدیریت بهتر یک پروژه به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد. در ادامه برخی مزیت‌های استفاده از MS Project را بیان کرده‌ایم:

• رابط کاربری بسیار ساده مانند سایر محصولات این شرکت؛
• امکان بهره‌مندی از آموزش‌های فراوان مرتبط با این نرم افزار در فضای مجازی؛
• امکان استفاده از ابزارهای مخصوص تخمین بودجه هر پروژه؛
• داشتن ابزارهای متنوع برای مدیریت چندین پروژه.

نرم افزار مدیریت پروژه چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

یک نرم افزار مدیریت پروژه استاندارد باید چندین ویژگی داشته‌باشد تا بتواند گزینه مناسبی برای شما باشد. برخی از این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

گزارش دهی

چنین نرم افزارهایی باید ابزارهایی در اختیار مدیران و حتی سایر اعضای تیم قرار دهند که بتوانند گزارش‌های دقیقی از پیشرفت هر پروژه دریافت کنند.

امکان ارتباط درون هر نرم افزار

معمولا نرم افزارهای مدیریت پروژه، امکان چت و ارتباط موثر اعضای یک تیم را فراهم می‌کنند.

اشتراک گذاری فایل‌ها

برای اینکه اعضای گروه بتوانند فایل‌های مورد نیاز را به اشتراک بگذارند، باید یکسری امکانات در نرم افزار فراهم شده‌باشند.

سطوح دسترسی مختلف

هر نرم افزار باید امکان تغییر سطح دسترسی اعضای مختلف گروه به قسمت‌‌های مختلف مدیریت پروژه را به مدیران بدهد. با این کار، مدیریت می‌تواند فایل‌های محرمانه را در دسترس افراد خاص قرار دهد.

سخن پایانی

ما در این مقاله سعی کردیم تمام نکات لازم درباره انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب و ویژگی‌های آن را بیان کنیم. علاوه بر این به معرفی 3 نرم افزار کاربرذی برای مدیریت پروژه پرداختیم. از بین این سه نرم افزار، یک نرم افزار ایرانی نیز معرفی کردیم تا اگر به دنبال ابزارهای فارسی مدیریت پروژه باشید، بتوانید از آن بهره‌مند شوید. همچنین، مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار مدیریت پروژه باید داشته‌باشد را بیان کردیم. با شناخت این ویژگی‌ها، در صورتی که شما بخواهید نرم افزاری غیر از نرم افزارهای معرفی‌شده در این مقاله را انتخاب کنید، می‌توانید گزینه‌های استاندارد را شناسایی کنید.