در زندگی کنونی، خیلی از افراد نمی‌توانند به درستی از زمان خود در طول شبانه‌روز استفاده کنند. این در حالی است که اگر با اصول مدیریت زمان آشنا باشند، به راحتی می‌توانند به تمام کارهای خود برسند. افرادی که امروزه به موفقیت‌های زیادی دست یافته‌اند، به درستی زمان خود را مدیریت کرده‌اند. در صورتی که بتوانید به درستی از زمان خود استفاده کنید، علاوه بر اینکه به تمام مشغله‌های روزمره خود می‌رسید، به تفریحات دلخواه خود نیز خواهید رسید. ما در ادامه این مقاله قصد داریم اصول مدیریت زمان را به زبان ساده بیان کنیم. با مطالعه این مقاله و استفاده از این اصول، دیگر مشکل کمبود زمان نخواهید داشت!

مدیریت زمان چیست؟

تعاریف زیادی برای مدیریت زمان ارائه شده‌اند؛ اما اگر بخواهیم به زبان ساده مدیریت زمان را توضیح دهیم می‌توان گفت مدیریت زمان استفاده بهینه از تک‌تک لحظه‌هایی است که در اختیار دارید. زمانی که بتوانید به بهترین نحو از دقیقه به دقیقه زندگی خود استفاده کنید، می‌توان گفت شما از مدیریت زمان خوبی برخوردارید. اما اگر شما هم جزو افرادی هستید که همیشه احساس کمبود زمان می‌کنند، احتمالا به درستی زمان خود را مدیریت نمی‌کنید. اگر جزو این افراد هستید، می‌توانید فقط یک روز از اصول گفته‌شده در ادامه مقاله استفاده کنید و تاثیرات مثبت مدیریت زمان بر زندگی خود را ببینید.

چرا باید زمان خود را مدیریت کنیم؟

خیلی از افراد هستند که وقتی با آن‌ها از مدیریت زمان سخن می‌گوییم، با تمسخر به این موضوع نگاه می‌کنند. این گونه افراد از اهمیت مدیریت زمان اطلاعی ندارند. ما در ادامه برخی از مزایای مدیریت زمان را بیان کرده‌ایم تا به اهمیت این موضوع پی ببرید:

• با مدیریت زمان می‌توانید به تمام کارهای زندگی روزمره خود برسید.
• با مدیریت زمان، کیفیت زندگی شما بیشتر شده و رضایت‌مندی بیشتری نیز خواهید داشت.
• می‌توانید علاوه بر انجام کارهای ضروری، تفریحات دلخواه متنوعی نیز داشته‌باشید.
• بین مردم، به عنوان یک فرد وقت شناس و خوش قول شناخته خواهید شد.
• استرس انجام کارها را نخواهید داشت.
• دیگر کمبود وقت نخواهیدداشت و در نتیجه آن، کیفیت کار شما نیز افزایش خواهدیافت.

اصول مدیریت زمان

مدیریت زمان به سادگی قابل انجام نیست. به‌طور کلی اصولی برای مدیریت بهتر زمان ارائه شده‌اند که در زیر به بررسی هر یک پرداخته‌ایم:

برنامه ریزی

اولین اصلی که باید برای مدیریت زمان خود در نظر بگیرید، برنامه ریزی کارها است. خیلی از افراد هیچ برنامه‌ای برای انجام کارهای خود ندارند به همین دلیل هم هیچگاه وقت کافی برای انجام آن‌ها ندارند. زمانی که برنامه ریزی خوبی داشته‌باشید می‌دانید هر روز چه کارهایی را در چه زمانی قرار است انجام دهید. برنامه ریزی می‌تواند به صورت روزانه، هفتگی و حتی ماهانه باشد.

قانون 20/80، اصلی مهم در مدیریت زمان!

این قانون تقریبا مشابه همان اولویت‌بندی کارهاست. در این قانون آمده‌است که شما باید روی 20 درصد از کارهایتان تمرکز کنید که نسبت به بقیه اولویت بیشتری دارند. در این صورت به 80 درصد از نتیجه مورد نظر خود دست خواهیدیافت.

اولویت بندی کارها را فراموش نکنید!

یکی دیگر از اصولی که برای مدیریت زمان باید به آن توجه شود، اولویت بندی کارهاست. زمانی که شما در برنامه ریزی خود کارهای مهم را در اولویت قرار دهید، می‌توانید با استرس کمتری به انجام هر یک بپردازید. باید در برنامه روزانه خود، کارهای مهم‌تر را در اولویت قرارداده و سپس وقت اضافی را به سایر کارها اختصاص دهید. البته یکی از کارهایی باید هنگام اولویت بندی انجام دهید، اولویت قرار دادن کارهای مهم اما آسان‌تر است.

انجام چند کار در یک لحظه ممنوع!

پیشنهاد خیلی از افراد موفق این است که در یک لحظه، فقط روی یک کار تمرکز کنید. این کار سبب می‌شود شما بتوانید آن کار را با کیفیت بالاتری انجام دهید و به اتمام برسانید. علاوه بر این اگر چند کار را با هم انجام دهید، به نتیجه دلخواه نخواهیدرسید. تجربه هم نشان داده‌است افرادی که روی یک کار تمرکز می‎‌کنند موفقیت بیشتری کسب می‌کنند. همچنین این موضوع را در نظر داشته‌باشید زمانی که چند کار را با هم انجام می‌دهید به دلیل عدم تمرکز کافی، وقت بیشتری نسبت به حالتی که کارها را به صورت جداگانه انجام می‌دهید نیاز خواهیدداشت.

کارهایی که شروع می‌کنید را به اتمام برسانید

پیشنهاد خیلی از افراد موفق این است که ابتدا کار شروع‌شده را به پایان برسانید. این امر سبب می‌شود کار معوقه‌ای نداشته‌باشید. زمانی که کارهای خود را به اتمام نمی‌رسانید برای روزهای بعد کارهای انجام‌نشده‌ی بیشتری خواهیدداشت. این امر سبب می‌شود تا شما نیاز به صرف زمان بیشتری برای انجام این کارها در روزهای آینده داشته‌باشید.

تقسیم کار کنید

یکی از اصولی که می‌تواند در مدیریت بهتر زمان نقش داشته‌باشد، تقسیم کار است. در صورتی که بتوانید کارهایی که در اولویت شما نیستند بین افراد تقسیم کنید بهتر می‌توانید از زمانتان استفاده کنید. علاوه بر این با این کار تمرکز بیشتری برای کارهای مهم‌تر خود خواهید داشت.

قاطعانه “نه” بگویید

اگر توانایی “نه گفتن” نداشته‌باشید، مطمئنا نمی‌توانید از مدیریت زمان درستی بهره‌مند شوید. در صورتی که بتوانید به دیگران “نه” بگویید، دیگر فشار کاری زیادی متحمل نخواهیدشد. این امر سبب می‌شود به جای صرف زمان برای انجام کار دیگران، به اولویت‌های خود برسید.

ارزش زمان را به هیچ عنوان فراموش نکنید

اگر به این نتیجه برسید که وقت همانند طلا ارزش دارد به بهترین نحو ممکن از فرصت خود استفاده خواهیدکرد. اما در صورتی که ارزش زمان را ندانید مطمئنا مثل خیلی از افراد دچار بی‌برنامگی خواهیدشد.

اشتباهات رایجی که در مدیریت زمان انجام می‌شوند

خیلی از افراد با توجه به عدم آگاهی کافی از اصول مدیریت زمان، ممکن است دچار یکسری اشتباهات در این‌باره شوند. در ادامه برخی از اشتباهات رایج مدیریت زمان را بیان کرده‌ایم:

در نظر نگرفتن فرصت کافی برای اتفاقات غیر منتظره

خیلی از افراد ممکن است در ذهن خود برنامه درستی برای روز بعد خود در نظر بگیرند؛ اما در این برنامه زمانی برای اتفاقات غیرمنتظره در نظر نمی‌گیرند. این در حالی است که خیلی از روزها، ممکن است اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ بدهند. همین اتفاقات سبب می‌شود برنامه فرد بهم ریخته و نتواند مدیریت زمان درستی داشته باشد.

ننوشتن برنامه

خیلی از افراد از نوشتن برنامه کاری خود پرهیز می‌کنند. این در حالی است که ننوشتن برنامه یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان است. گاهی اوقات به دلیل ننوشتن برنامه، ممکن است برخی کارها را فراموش کنید.. علاوه بر این طبق تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده‌است، نوشتن برنامه سبب می‌شود فرد نسبت به انجام تمام کارها تعهد کافی داشته‌باشد. اما زمانی که برنامه را نمی‌نویسید، هیچ انگیزه‌ای هم برای انجام همه کارها نخواهید داشت.

عوامل حواس پرتی را نمی‌شناسید

خیلی از افراد عوامل حواس‌پرتی خود را نمی‌شناسند. به همین دلیل هم هنگام انجام کارها ممکن است وقت بیشتری نیاز داشته باشند. این در حالی است که اگر عوامل حواس‌پرتی را بشناسید، می‌توانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید. به عنوان مثال، زمانی که شما چند کار را باهم انجام دهید، احتمال حواس‌پرتی بیشتر خواهدشد. در صورتی که از این موضوع آگاهی داشته‌باشید، می‌توانید با انجام یک کار در لحظه، از چنین مشکلی جلوگیری کنید.

بهترین کتاب‌های اصول مدیریت زمان

کتاب‌های زیادی برای معرفی اصول مدیریت زمان نوشته ‌شده‌اند. ما در ادامه برخی از بهترین کتاب‌هایی که می‌توانند برای شما مفید واقع شوند را معرفی کرده‌ایم:

کتاب 18 Minutes

یکی از کتاب‌هایی که می‌تواند در مدیریت زمان به شما کمک زیادی بکند، کتاب 18 Minutes است. این کتاب علاوه بر اینکه به معرفی بهترین راهکارهای مدیریت و رهبری پرداخته‌است درباره افزایش تمرکز و مدیریت زمان نیز نکات کاربردی ارائه کرده‌است. یکی از مواردی که در این کتاب خیلی به چشم می‌خورد این است که نویسنده بیشتر روی قدرت کافی برای شروع کار تاکید داشته‌است. نویسنده عنوان این کتاب را براساس فرمول زیر به دست آورده است:

• 5 دقیقه از زمان خود را برای برنامه ریزی در ابتدای روز اختصاص دهید.
• بهتر است بعد از یک ساعت کار، 1 دقیقه استراحت کافی داشته باشید. این یعنی اگر 8 ساعت در روز کار می‌کنید، 8 دقیقه در بین آن استراحت خواهید کرد.
• در انتهای روز، 5 دقیقه برای بررسی کارهای انجام‌شده در نظر بگیرید.

کتاب ‎163 Hours

نویسنده این کتاب بیشتر به این موضوع تاکید دارد که بیشترین بهره‌وری را در کمترین زمان ممکن داشته‌باشید. هم‌چنین به این موضوع اشاره کرده‌است که اگر بخواهید به همه کارها بپردازید، مطمئنا زمان کافی نخواهید داشت. اما در این بین به این نکته نیز اشاره کرده‌است که هر کسی وقت کافی برای انجام کارها در اختیار دارد؛ به شرطی که در لحظه روی یک کار تمرکز کند.

کتاب Deep Work

این کتاب به این موضوع اشاره دارد که برای انجام کارهای عمیق، نیاز به تمرکز کافی دارید. در کتاب آمده‌است که برای رسیدن به یک مدیریت درست از زمان، باید کارها را با تمرکز بالا انجام دهید. با این کار، هم کارها با کیفیت بهتری انجام خواهند شد، هم اینکه وقت کمتری برای انجامشان نیاز خواهید داشت. همچنین، نویسنده به این نکته اشاره کرده‌است که بیشتر تمرکز خود را برای انجام کارهای مهم و اولویت‌دار صرف کنید.

سخن پایانی

در نهایت، مدیریت زمان یک مهارت بسیار ارزشمند است که می‌تواند به بهبود بهره‌وری فردی و بهبود کیفیت و عملکرد زندگی شما کمک کند. با رعایت اصول مدیریت زمان به عنوان یک راهنمای قدرتمند و پیشگیری از اشتباهات رایج، می‌توانید به بهترین نحو از زمان خود استفاده کنید و به دستاوردهای بزرگتری در زندگی دست یابید. به عبارت دیگر، مدیریت زمان نه تنها به بهبود کارهای روزمره کمک می‌کند، بلکه به شما این امکان را می‌دهد که زندگی خود را بهتر و موفق‌تر پیش ببرید. برنامه ریزی، اولویت بندی و قانون 20/80 از جمله مهم‌ترین اصولی هستند که برای مدیریت زمان باید به آنها توجه شود. علاوه بر این نیز، بهترین کتاب‌هایی که می‌توانید با خواندن آنها به درک بهتری از مدیریت زمان برسید را نیز معرفی کردیم.