استفاده از “ماتریس اهمیت و فوریت” (Importance-Urgency Matrix) یک تکنیک کاربردی برای افزایش مهارت مدیریت زمان و اولویت بندی کارها می‌باشد. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا وظایف که دارید را بر اساس اهمیت و فوریت مرتب کنید. این ماتریس به ماتریس آیزنهاور نیز معروف می‌باشد که در ادامه به بررسی این تکنیک کاربردی می پردازیم.
فهرست عناوین مقاله
ماتریس اهمیت و فوریت چیست؟
ماتریس ماتریس اهمیت و فوریت که به ماتریس آیزنهاور معروف است، ابزاریست که به شما کمک می‌کند فعالیت‌ها را براساس میزان اهمیت و فوریت آن فعالیت الویت‌بندی کنید. تا به راحتی پی می‌برید چه کارهایی را باید به سرعت انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید واگذار کنید و یا اصلا انجام ندهید.
بخش‌های ماتریس اهمیت و فوریت
ماتریس آیزنهار به 4 بخش اصلی تقسیم می‌شود، که در ادامه این بخش‌ها را به شما معرفی می‌کنیم:
- کارهای مهم و فوری: بخش اول ماتریس، کارهایی را شامل می‌شود که اهمیت بالا و فوریت زیادی دارند. این وظایف باید در اولویت قرار گیرند و باید سریعاً انجام شوند.
- کارهای مهم اما غیرفوری: کارهایی که اهمیت بالایی دارند اما فوریت آنها کمتر است. این کارها باید برنامه‌ریزی شوند و در زمان مناسب انجام شوند.
- کارهای کم اهمیت اما فوری: این مدل کارها فوریت زیادی دارد، اما اهمیت کمتری دارند. شما می‌توانید این وظایف را به دیگران واگذار کنید.
- کارهای کم اهمیت و غیرفوری: فعالیت‌هایی که هم اهمیت کم و هم فوریت کمی دارند. این وظایف می‌توانند به تدریج انجام شوند و در فهرست وظایف آخر قرار بگیرند و یا حتی انجام نشود.
برای استفاده از این تکنیک، ابتدا تمام وظایف و وظایفی که دارید را لیست کنید، سپس هر وظیفه را در یکی از چهار بخش مذکور در ماتریس قرار دهید. این به شما کمک می‌کند تا اولویت‌بندی انجام وظایف خود را با دقت انجام دهید و به بهبود مدیریت زمان خود بپردازید.
کارهای مهم و فوری
کارهای مهم و فوری (اهمیت بالا و فوریت بالا) وظایفی هستند، که اهمیت زیادی دارند و همچنین نیاز به انجام فوری آن وجود دارد. این وظایف معمولاً مرتبط با اهداف مهم شما، پروژه‌های اساسی، یا مسائل اساسی حیاتی می‌باشند که نیاز به توجه فوری دارند. برای توضیح بهتر، در ادامه چند مثال از وظایف ضروری آمده است:
- تدوین گزارش مهم: اگر شما یک گزارش مهم برای مدیریت خود یا مشتریانتان باید تهیه کنید و مهلت زمانی فوری دارد، این یک وظیفه ضروری است.
- اعلام مهلت یک پروژه مهم: اگر شما به عنوان مدیر یک پروژه مهم، باید مهلت اجرای آن را به تیمتان اعلام کنید و تصمیم‌گیری فوری نیاز دارید، این نیز یک وظیفه ضروری و فوری است.
- واکنش به اتفاقات اضطراری: وقوع یک حادثه اضطراری یا مشکل فنی ناگهانی ممکن است نیاز به واکنش فوری داشته باشد. مثلاً، در صورت وقوع حادثه در محیط کار، تدابیر فوری امنیتی و اعلام وضعیت اضطراری از وظایف مهم و فوری خواهد بود.
- تصمیم‌گیری در مورد امور حیاتی شخصی: اگر مواردی مانند مشکلات پزشکی حاد، وضعیت مالی فوری یا مسائل حیاتی شما را تهدید می‌کند، تصمیم‌گیری فوری در این مسائل ضروری است.
برای مدیریت وظایف ضروری، شما باید به طور دقیق به تعیین اهمیت و فوریت هر وظیفه بپردازید و اولویت‌بندی کنید. این وظایف باید در لیست اولویت‌های شما قرار گیرند و با دقت و تمرکز بالا انجام شوند تا اهداف شما دستیابی پیدا کنند.
کارهای کم اهمیت و فوری
وظایف کم اهمیت و فوری وظایفی هستند که اهمیت کمی دارند، اما نیاز به انجام فوری دارند. این وظایف ممکن است در لیست کارها به دلیل سادگی یا اولویت‌های پایین‌تر، اهمیت کمتری داشته باشند، اما به دلیل موارد خاصی نیاز به انجام فوری دارند. یک مثال از وظایف کم اهمیت و فوری می‌تواند به این صورت باشد:
پرینت یک سند: فرض کنید که شما در حال آماده‌سازی یک گزارش مهم برای یک جلسه هستید و نیاز به چاپ سند دارید. چاپ سند خود اهمیت زیادی ندارد و تاثیر چندانی بر اهداف اصلی شما ندارد، اما برای ادامه کار و تدارکات جلسه فوری نیاز به انجام آن دارید.
وظایف کم اهمیت و فوری معمولاً مرتبط با موارد روزمره و کارهای جزئی است، که نیاز به رسیدگی سریع دارند. برای مدیریت این وظایف، می‌توانید زمان محدودی را به آنها اختصاص دهید و یا انجام این وظایف را به دیگران واگذار کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در انجام به وظایف مهم‌تر و زمان‌برتر متمرکزتر باشید.
در انتهای این مقاله قصد معرفی یک دوره آموزشی مناسب برای مهندسی زمان را دارم. به احتمال زیاد شما هم با این مسائل مواجه شده اید که: در انتهای هر روز با انبوهی از کارهای انجام نشده مواجه شوید، مهمترین کارهایی که باید انجام دهید هر روز به تعویق می افتند، مدتهاست دوست دارید کار مهمی انجام دهید ولی زمان کافی ندارید و از این قبیل موارد، در این دوره می خواهیم به مهندسی زمان بپردازیم که چطور می توان بهترین استفاده را از زمان برد.
