بستن حساب ها در سپیدار در پایان هر سال مالی یکی از مهم‌ترین اقدامات حسابدارانی است که برای امور حسابرسی خود از نرم‌افزار حسابداری سپیدار استفاده می‌کنند. این امر بیشتر جهت برآورد سود و زیان سود و زیان کسب و کار‌های مختلف صورت می‌پذیرد. در این مقاله قصد داریم به صورت تصویری، گام به گام مراحل بستن حساب در نرم‌افزار حسابداری سپیدار را به شما آموزش دهیم.

اهمیت بستن حساب ها در پایان سال مالی

حسابداران شرکت‌ها و کسب و کار‌های مختلف جهت بررسی عملکرد مالی خود در یک سال اخیر و همچنین جمع‌بندی دارایی‌های خود جهت پرداخت مالیات در پایان هر سال مالی برای جمع‌بندی و بستن حساب‌های خود اقدام می‌کنند. از دیگر دلایل اهمیت این اقدام می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• جلوگیری از انباشته‌شدن اطلاعات
• بررسی سود و زیان دوره‌ی مالی جاری
• صفرکردن دسته‌ای حساب‌ها
• اطمینان از قطعی‌شدن ثبت اسناد در سیستم

عملیات بستن حساب‌ها پیش از بستن سال مالی در سپیدار

قبل از پایان دادن به سال مالی پیش رو لازم است ابتدا حساب‌هایی را که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم تعیین تکلیف کنید.

بستن حساب های موقت

این حساب‌ها مربوط به درآمد و هزینه‌ها می‌باشد. حساب‌های موقت شامل فروش، هزینه حقوق و دستمزد، هزینه آب، هزینه تلفن و … است که در پایان دوره مالی مانده آن‌ها بسته می‌شود. این حساب‌ها به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی‌شوند.

بستن حساب‌های دائم

دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام که شامل موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتنی تجاری، سرمایه و… در این دسته قرار می‌گیرند. مانده این حساب‌ها در پایان دوره مالی بسته شده و به طور مستقیم به دوره مالی بعد منتقل می‌گردد.

بستن حسابهای مخلوط

از جمله این نوع حساب‌ها، می‌توان به پیش پرداخت اجاره و پیش دریافت درآمد است که شامل دو بخش موقت و دائمی می‌باشند. در پایان بخش موقت آن به عنوان هزینه در نظر گرفته می‌شود و بخش دائم آن تحت عنوان حساب دائم به دوره مالی بعدی منتقل می شود.

نحوه بستن حساب ها در سپیدار

بعد از بستن حساب ها در سپیدار امکان تغییر، ایجاد، ویرایش و حذف در سیستم‌های دریافت و پرداخت، تامین کنندگان و انبار، مشتریان و فروش و دارایی ثابت وجود ندارد و اطلاعات مورد نیاز به سال مالی بعد منتقل می‌شود. در ادامه به صورت گام به گام نکات مورد نظر جهت بستن سال مالی در سپیدار را به شما آموزش می‌دهیم.

گام نخست

ابتدا از برگه نخست “شرکت” را انتخاب کنید و سپس از پنجره بالایی  بر روی “عملیات پایان سال” کلیک کنید.

گام دوم، تعیین تکلیف حساب‌های موجود

در این مرحله لازم است که تمام مواردی که در این لیست وجود دارند را بررسی کنید و در صورت نیاز آن‌ها را ویرایش کنید. 

با توجه به این‌ که با بستن سال مالی امکان ثبت جدید، ویرایش و حذف اطلاعات وجود ندارد، بنابراین قبل از بستن سال مالی از صحت اطلاعات اطمینان پیدا کنید.

نکات بستن حساب در سیستم دریافت و پرداخت سپیدار

در این قسمت لازم است تمام موجودی صندوق‌ها، حساب‌های بانکی و چک‌های دریافتی و پرداختی صحیح باشند. برای بررسی این موضوع می‌توانید از  گزارش مرور دریافت و پرداخت موجودی صندوق‌ها و حساب‌های بانکی استفاده کنید. همچنین در صورتی‌که دریافت از طریق کارت‌خوان در شرکت شما ثبت شده باشد، تسویه کارت‌خوان را انجام دهید زیرا در صورت عدم تسویه، عملیات بستن حساب صورت نمی‌گیرد. در نهایت برای بررسی آخرین وضعیت تمامی چک‌های دریافتی و پرداختی نیز از گزارش جستجوی چک استفاده کنید.

نکات بستن حساب در سیستم مشتریان و فروش سپیدار

پیش از پایان دادن به سال مالی لازم است مانده تمامی طرف حساب‌ها از نوع مشتری صحیح باشد. برای این منظور می‌توانید از گزارش صورت‌حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور فروش در سیستم مشتریان و فروش استفاده نمایید. توجه کنید که با بستن سیستم مشتریان و فروش مانده تمامی طرف حساب‌ها از نوع مشتری به سال مالی بعد منتقل می‌شوند.

بستن انبارها در سپیدار

قبل از پایان دادن به سال مالی از صحت موجودی کالا‌های انبار اطمینان حاصل نمایید. برای هر کدام از گزارش‌های کاردکس کالا، گزارش مرور تعدادی انبار و گزارش مرور مبلغی انبار می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند. همچنین در صورت مشاهده مغایرت میان موجودی کالا در سیستم سپیدار با موجودی کالا در انبارهای خود، می‌توانید از امکان ” انبارگردانی ” در نرم افزار حسابداری سپیدار استفاده نمایید و مغایرت‌های موجودی کالا را اصلاح کنید. در نظر داشته باشید که با پایان سال مالی موجودی انبار به سال بعد منتقل می‌شود.

بستن تأمین‌کنندگان در سپیدار

برای کنترل مانده طرف حساب‌ها از گزارش صورت‌حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور مبلغی انبار در سیستم تأمین‌کنندگان و انبار استفاده کنید. همچنین در نظر داشته باشید با بستن سیستم تأمین‌کنندگان و انبار مانده تمامی طرف حساب‌ها از نوع تأمین‌کننده به سال مالی بعد منتقل می‌شود.

نکات مهم بستن دارایی ثابت در سپیدار

پیش از بستن سال مالی توجه داشته باشید که تمامی پلاک‌های دارایی در وضعیت صحیح باشند و همچنین محاسبات لازم برای تمامی فرایندها را تا پایان سال مالی ثبت نمایید. برای اطلاع از وضعیت این قسمت از گزارش مرور دارایی در سیستم دارایی ثابت استفاده کنید.

در نظر داشته باشید لازم است برای تمامی دارایی‌ها محاسبات استهلاک را تا پایان سال انجام دهید، در صورت عدم محاسبه، از انجام عملیات پایان سال جلوگیری خواهد شد. برای محاسبه استهلاک علاوه بر نرم‌افزار‌های حسابداری از اکسل نیز می‌توانید استفاده کنید. در مقاله “محاسبه استهلاک در اکسل – به زبان ساده” به طور کامل به آموزش چگونگی محاسبه استهلاک در اکسل پرداخته‌ایم.

آخرین گام، تایید نهایی

در نهایت بعد از اتمام مراحلی که به توضیح آن‌ها پرداختیم، با تایید پنجره‌ی نمایش داده‌شده کلیه حساب‌ها در سپیدار بسته می‌شوند.

با نمایش این پیغام عملیات بستن سال مالی با موفقیت پایان می‌یابد.

سخن آخر

در این مقاله سعی شد تمام نکاتی که برای بستن حساب ها در سپیدار مهم و ضروری هستند مورد بررسی قرار بگیرند. در نهایت نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که در زمان مناسب برای بستن حساب‌های خود اقدام کنید. زیرا این عملیات زمان‌بر است و همچنین در طول عملیات ثبت اطلاعات جدید مجاز نیست بنابراین در تایمی که در اوج فروش هستید به هیچ عنوان برای بستن حساب‌های خود اقدام نکنید.